Подготовка документов для почтовой рассылки. Организация подготовки персонализированных писем.

Подготовка документов для почтовой рассылки.

При служебной переписке часто приходится отправлять разным получателям однотипные сообщения. Они отличаются только именами, адресами и других личными данными корреспондентов. Текстовый процессор позволяет автоматизировать подготовку типовых писем и обеспечивает их персонализацию.

Письма, содержащие индивидуальные данные, создаются в ходе операции слияния. При этом в заготовку-образец автоматически подставляются сведения об адресатах, взятые из отдельного источника. В результате создается новый документ, содержащий персонализи рованные сообщения.

СЛИЯНИЕ — это метод автоматизированной подготовки персонализированных сообщений, основанный на автоматическом добавлении в стандартную заготовку данных, специфичных для каж дого получателя. Место и тип нужных данных определяется с помощью информационных полей.

Организация подготовки персонализированных писем

В результате слияния создается итоговый документ, содержащий персонализированные письма. Текст, одинаковый для всех писем, выбирается из документа, который называют основным, а личные данные получателей — из отдельного файла (источника данных).

Источник данных — это файл, содержащий персональную информацию о получателях письма. Для подготовки источника данных часто используют нетекстовый процессор, а другую программу. Содержимое источника данных, например документов на циклевание пола, имеет четкую структуру, которая определяет элементы, подставляемые в итоговые документы.

Основной документ представляет собой заготовку письма. Он содержит статические и динамические элементы, последние представлены информационными полями. Основной документ необходимо формировать собственноручно.

Итоговый документ содержит все письма, полученные в результате слияния. Он формируется автоматически, но сам не содержит динамических элементов. Итоговые документы предназначены для распечатки и рассылки получателям.

Перед проведением слияния необходимо подготовить источник данных и основной документ. В качестве источника данных допустимы базы данных: адресные книги почтовых программы, таблицы Excel, базы данных Access.

Если готовый источник данных отсутствует, его можно создать собственноручно как документ Word. Документ Word, используемый в качестве источника данных, должен содержать одну таблицу. Каждый столбец соответствует определенной категории сведений (полю данных). Первая строка таблицы должна содержать заголовки столбцов — имена полей данных. Все последующие строки таблицы содержат записи с полным набором сведений для отдельного получателя письма. Для источника данных нет необходимости задавать оформление, так как этот документ не предполагается использовать непосредственно.

Прежде чем приступать к слиянию, рекомендуется подготовить основной документ. Введите в него статические элементы текста писем и настройте оформление.



  1. 5
  2. 4
  3. 3
  4. 2
  5. 1

(0 голосов, в среднем: 0 из 5)

 

Leave a Reply