Как Microsoft Lync Server 2013 облегчит жизнь компаниям с помощью видеоконференции




Для постоянного развития компании необходимо периодически собирать сотрудников из разных городов для проведения тренингов, конференций, семинаров, обсуждения новых идей и т.д.

Если сложить все затраты на командировки этих сотрудников, то получится внушительная сумма. К счастью, есть способ проведения обучения без отрыва от рабочих мест.

Это решение — Microsoft Lync Server 2013

Чтобы понять, как эта система улучшит жизнь компаний, давайте представим такую ситуацию. Есть компания, специализирующаяся на организации праздников и корпоративов, у нее есть несколько удаленных офисов в крупных городах России. По итогам обучения, которое прошли руководители головного офиса компании, было принято решение поделиться полученными знаниями с коллегами из регионов и в дальнейшем поставить данный процесс на поток. Т.е. отправлять кого-то из головного офиса на обучение, а затем тиражировать полученные знания в региональные представительства. Однако понятно, что проводить подобное обучение, используя имеющиеся технические средства — нереально, а ездить и лично обучать сотрудников из разных городов совсем не эффективно и даже очень накладно.

В связи с этим в компании было принято решение о внедрении программы Microsoft Lync Server 2013. Данная система объединяет в себе функционал телефонии, позволяет совместно работать с документами, общаться в чате, а также в ней можно организовать видеоконференцию всего в несколько кликов.

Стоит отметить, что в компании справедливо решили, что лучше один раз выделить деньги на установку этой системы в головном офисе и представительствах, чем постоянно тратить средства на оплату командировок сотрудников и/или аренду сторонних решений.

В нашем примере, да и вообще в различных других организациях, после того, как специалисты установили и настроили систему под нужды компании, возникают одни и те же часто задаваемые вопросы и ситуации, рассмотрим их.

Первый шаг на пути к тому, чтобы организовать видеоконференцию:

Собрать и провести видеоконференцию в Lync очень просто. Есть два пути: через главное окно и меню настроек, используя функцию «создать собрание», либо видеоконференцию можно начать из активного окна чата.

Т.к. в Microsoft Lync Server 2013 интуитивно понятный интерфейс, то сразу после внедрения системы, ею может воспользоваться каждый сотрудник.

Как организовать и провести видеоконференцию для определенных лиц

Видеоконференция может быть организована всего в несколько кликов. Для начало нужно найти требуемого человека. Это можно сделать как в общем списке сотрудников, удобно сгруппированных в едином справочнике, так и через форму поиска, введя имя, должность или номер телефона нужного человека. Затем необходимо перетащить найденный контакт в открытое диалоговое окно и нажать кнопку «видео звонок».

А вот еще важная информация, которая точно заинтересует женщин-участниц видеоконференций: до начала конференции можно как в зеркале оценить свой внешний вид. Как это работает: если кликнуть на кнопку «видеосвязь», то прежде, чем видеоконференция начнется, появится окно предварительного просмотра видео. Т.е. после того участница убедится, что все в норме, она может нажать «запустить мое видео», чтобы начать конференцию.

Что делать, если, когда вы начали видеоконференцию, оказалось, что одного из ключевых сотрудников нет на месте?

Эта трудность также быстро решается, данного сотрудника можно подключить к видеоконференции через его мобильный телефон, воспользовавшись функцией переадресации.

Боитесь, что докладчика будут постоянно отвлекать по рабочим вопросам другие сотрудники, в то время как он занят проведением совещаний или конференций?

Не стоит переживать. Гибко настраиваемая система статусов в Lync решает эту проблему. У участника видеоконференции в статусе автоматически появляется надпись «на конференции». Она видна всем и служит знаком, что этот человек сейчас занят. А также, специально разработанная надстройка в lync позволяет докладчику отключать на момент конференций все всплывающие окна-уведомления из чата.

Таким образом, можно сказать, что программа Microsoft Lync Server 2013 существенно упрощает рабочие процессы. К тому же, можно значительно сэкономить временные и финансовые ресурсы, что в свою очередь ускорит работу компании в целом. А повышение производительности труда неизбежно ведет к увеличению прибыли в организации.

Статья опубликована компанией: lync4you.ru


Скачать Windows 7

Отправить ответ

Оставьте первый комментарий!

avatar
wpDiscuz